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BGM Schweiz.Zeitmanagement - Definition und Methoden

Zeitmanagement - Definition und Methoden

Der Stress scheint ein Zeichen des Erfolgs zu sein. Aber stimmt das wirklich? Oder ist der Stress einfach ein Zeichen, dass man weder seine Zeit noch seine Aktivitäten und Aufgaben selbst richtig plant? Zudem ist klar erwiesen, dass chronischer Dauerstress die Leistungsfähigkeit herabsetzt und zudem für zahlreiche Krankheiten und somit Arbeitsausfall sorgt. Deshalb sollten Unternehmen weg vom Schema des dauergestressten Managers und hin zum produktiven, gut organisierten, entspannten und gesunden Manager denken. Dabei hilft gekonntes Zeitmanagement! 

Was ist Zeitmanagement?

Das Zeitmanagement wird oft auch Selbstmanagement genannt, was die Sache eigentlich besser und umfassender beschreibt. Grundsätzlich geht es beim Zeitmanagement darum, dass man lernt, die eigenen Aufgaben und Tätigkeiten so einzuteilen und zu priorisieren, dass man erstens einen besseren Überblick erhält und zweitens alles nacheinander in sinnvoller Reihenfolge abarbeiten kann, ohne im Stress und Chaos zu versinken.

Organisation und Priorisierung – Schlüssel zum Erfolg

Es geht also darum, dass man lernt Dinge korrekt einzuteilen, eine entsprechende To Do List aufstellt und dann eins nach dem anderen abarbeitet. Um dies zu erreichen haben sich vier sehr gute Methoden herauskristallisiert:

  • Das Eisenhower-Prinzip
  • Das Pareto-Prinzip
  • Die ABC-Analyse im Zeitmanagement
  • Die Alpen-Methode

Weitläufig bekannt und sehr bewährt ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Es hilft, die eigenen Aufgaben zu priorisieren und die wirklich wichtigen Dinge zu identifizieren. Es benutzt hierfür ein Koordinatensystem, bei dem eine Achse die Wichtigkeit darstellt und die andere Achse die Dringlichkeit abbildet.

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Man ordnet nun alle Tätigkeiten und Aufgaben in dieses Schema ein. Je wichtiger, umso weiter oben, je dringender umso weiter rechts. Danach legt man eine To Do List an, wobei A am weitersten oben auf der Liste ist und D am Ende. Entsprechend erledigt man die Aufgaben wie folgt:

  • A-Aufgaben werden sofort und selbst erledigt.
  • B-Aufgaben werden selbst erledigt, allerdings zu einem späteren, festgelegten Zeitpunkt.
  • C-Aufgaben werden an die passenden Mitarbeiter delegiert.
  • D-Aufgaben werden gar nicht erledigt.

Das Eisenhower-Prinzip gibt also ganz konkrete Handlungsvorschläge. Anders das sogenannte Pareto-Prinzip, bei dem es sich eher um eine theoretische Überlegung handelt, die Arbeitnehmern und Führungskräften zeigen soll, wie wichtig tatsächlich die korrekte Priorisierung aller Aufgaben ist. Das Pareto-Prinzip sagt – genau wie für andere Bereiche des Lebens auch – etwas über die Verhältnismässigkeit aus. In diesem Fall gilt folgendes: Um 80% eines Ergebnisses zu erreichen, müssen 20% Aufwand betrieben werden. Möchte man die restlichen 20% des Ergebnisses erzielen, sind entsprechend 80% Aufwand vonnöten.

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Die sogenannten ABC-Analyse ist sehr nützlich, um die Zeit richtig einzuteilen. Man sollte sich hierfür stets die beiden folgenden Fragen stellen und ehrlich beantworten:

  • Wie wichtig ist eine Aufgabe für die eigenen Ziele?
  • Wie viel Zeit investiert man für die verschiedenen Aufgaben?

Eingeteilt wird folgendermassen:

A: Sehr wichtig für die eigenen Ziele
B: Relevant für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität
C: Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen
Anschließend teilt man den Aufgaben dann die entsprechende Zeit zu, z.B.:

60% für A-Aufgaben
20-25% für B-Aufgaben
Max. 15% für C-Aufgaben

Die Praxis sieht allerdings oft anders aus, und das ist genau das Problem. Wir verbringen nur allzu oft Unmengen Zeit mit unwichtigen Routineaufgaben C und haben dann keine Zeit mehr für die viel wichtigeren Aufgaben A und B.

Und schliesslich hilft die ALPEN Methode, den Tag im Detail zu planen, und zwar in 5 Schritten:

A – Aufgaben aufschreiben
L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidung über Prioritäten treffen
N – Nachkontrolle

Wichtig ist hier, dass man die Sache mit der Pufferzeit ernst nimmt, und nicht den kompletten Tag bis in die letzte Minute verplant. Denn es kommt immer mal etwas dazwischen, und sei es nur der Plausch mit Kollegen auf dem Flur, ein Anruf von Zuhause oder eine kleine Geburtstagsfeier für die Kollegin – ganz zu schweigen von technischen Problemen mit PC oder Drucker, oder ähnlichen unvorhersehbaren Dingen.

Mit einer durchdachten Kombination der verschiedenen Techniken, kann man seinen Tag produktiver, organisierter und mit wesentlich weniger Stress meistern.

Einige unserer Kunden

  • Nav
  • Adobe
  • lafarge
  • Kistler
  • Schaffner
  • Buelach Spital
  • Mhp
  • Uster

Testimonials

  • Ljubinka H., Administrative Expert Global Drug Development - Novartis Pharma

    „Der Vortrag in Novartis Pharma AG, Basel am 28.8.2018 war beindruckend und hat mir geholfen meine Erfahrungen und Erinnerungen im Bereich des Unterbewusstseins, wieder bewusst bewerten und anwenden zu können."

  • Elaine Skapetis, Front End Engineer, Marketing & Web Platform, Adobe Switzerland

    „Before I met Mara Lascar at Joy Corporate I was overwhelmed and in stress regarding our events organization, because is a big challenge to get in touch with the right professionals and have the right connections for each area. Mara helped me to organize few workshops and people had only good feedback: “The best professionals, great method, great organization”. For me work with Joy Corporate is more than just a company business. I see that she is looking to improve and help people, creating a customizing plan for each one. I’m thankful to work with such professionals.“

  • Susanne Hänni, Communications Switzerland - Novartis International AG

    "Der Vorstand und die Mitglieder des NAV’s (Novartis Angestellten Verband) fanden den Vortrag «Die Psychologie des Überzeugens» lehrreich."

  • Ronald Steiger O&HR, HR Manager LafargeHolcim Holderbank

    "Unsere Mitarbeiter konnten sich mit dem Workshop "Impact of sleep" einen Überblick verschaffen über das wichtige Thema "Schlaf". Sie erhielten wertvolle Tipps, wie sie sich auf einen gesunden und guten Schlaf vorbereiten können und was eher zu vermeiden sei. Insgesamt ein sehr informativer und wertvoller Beitrag."

  • Ananda Staudenmann, Kauffrau EFZ und WBA-Therapeutin

    „Die Zusammenarbeit mit Mara und ihrem Team ist professionell und kundenfreundlich. Joy Corporate bietet viele Möglichkeiten sich und seinen Mitarbeitenden Gutes zu tun. Eine Empfehlung für alle, die Corporate Wellbeing umsetzen möchten.“

  • Erich Broenimann HR Business Partner - Kistler Instrumente AG

    "Ich möchte mich nochmals für den reibungslosen Ablauf bedanken. Das Feedback der Teilnehmer war bisher nur positiv."

  • Michèle Albrecht Fritschi - Schulverwaltung Sekundarstufe Uster

    "Unser Feedback ist sehr positiv. Der Workshop "Zeitmanagement" hat bei uns einen sehr guten Eindruck hinterlassen und das Eine oder Andere wird auch schon regelmässig angewendet."

  • Florian Schär, CEO Masterhomepage GmbH, Basel

    „Joy Corporate hat uns von Anfang an überzeugt. Die Mitarbeiter sollen sich bei uns wohlfühlen. Die vielen Möglichkeiten an Workshops und Vorträgen sind beeindruckend. Auch für kleinere Firmen ist der Mehrwert deutlich spürbar.“

  • Marina Riedi, EQ Power, Trainer für Emotionale Intelligenz und Coach PCC ICF

    "Meine Zusammenarbeit mit Mara Lascar war äusserst angenehm, als ich im Auftrag von Joy Corporate einen Workshop über Emotionale Intelligenz geben konnte. Mara schenkte mir Ihr Vertrauen und gab mir die Freiheit, das Training nach meiner Regie zu gestallten, was ich sehr schätze. Ich lernte Mara als eine offene, herzige, kreative und zuverlässige Person kennen. Mich beeindruckt auch Ihre Tüchtigkeit Kunden zu gewinnen, die mir und anderen Trainer neue Türen öffnet. Ich würde mit Mara Lascar und Joy Corporate gerne weiter arbeiten."

  • Manuela Steiner, Senior Business Manager, Logistikfirma Bern

    „Eine herzliche Atmosphäre, ein qualitativ sehr gut ausgearbeitetes und präsentiertes Konzept. Selten habe ich erlebt, dass ein Konzept so spannend und spürbar vermittelt und gelebt wird. Die kreative Workshops machen so viel Spass und wir konnten für das erste Mal dieses Jahr richtig abschalten. Nach dem Workshop waren wir alle total entspannt und motiviert. Und jetzt möchten meine Kollegen privat ähnliche Kurse buchen.“

  • Meyrin E., Team Coordinator, Finanzdienstleistungsfirma Lausanne

    „Our people had an inspiring day discovering creative and hidden skills! It really helped us focus on what were the key values we wanted to bring to our new team which we uncovered in a very creative way through brainstorming, drawing and painting. Would highly recommend this experience to any corporate group who wish to get to know each other better, develop values to work by and get colourful for the day! Joy Corporate delivered their services with high standards and integrity.“

  • Tobias Schmidt, Business Development, HR Firma Zürich

    „We worked together with Joy Corporate to roll out a stress management program for our staff. This included massage sessions, mindfulness, yoga and stress management workshops. The feedback from staff was extremely positive and we look forward to working with JC again in the future.“

  • Heleonore L., Senior Recruitment, IT Firma Zug

    „Am Anfang waren wir alle etwas skeptisch, aber es war ein absolut gelungener Kommunikationsworkshop in sehr angenehmer Atmosphäre. Wir haben viele Stunden gearbeitet und uns auseinandergesetzt, aber wir haben viel gelacht, und einfach Spaß gehabt“

    Mission & Werte

    „Unser Ziel is es Menschen glücklicher und produktiver zu machen. Wir setzen auf Innovation, Integrität und geprüfte Qualität. Dazu gehört, dass wir unsere Partner sorgfältig auswählen! Wir arbeiten mit einem hoch qualifizierten Team von Experten, Partnern und Fachleuten für Wohlbefinden. Bei allem was wir tun, stehen unsere Kunden im Mittelpunkt."

    Mara Schär, CEO&Founder Joy Corporate GmbH, Certified Corporate Wellness Specialist®

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